Ιστορική απόφαση που τελειώνει μια ολόκληρη εποχή εξέδωσε το υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Ειδικότερα την 19η/11/2020 εκδόθηκε εγκύκλιος του υπουργείου για την εφαρμογή του αρ.99 του ν.4727/2020 που αφορά όλο το δημόσιο καθώς και τους δήμους και τις περιφέρειες.
Σύμφωνα με την εγκύκλιο ξεκινά από το νέο έτος η μετάβαση του κράτους στην ψηφιακή εποχή, με την κατάργηση της διακίνησης, μέσω τηλεομοιοτυπίας (fax), εγγράφων, διοικητικών και μη, μεταξύ των φυσικών ή νομικών προσώπων ή νομικών οντοτήτων και των Υπηρεσιών του Δημοσίου, από την 1η Ιανουαρίου 2021. Υπόχρεοι Φορείς για την εφαρμογή της είναι οι Φορείς του στενού Δημόσιου Τομέα και συγκεκριμένα το Δημόσιο, οι ΟΤΑ Α’ και Β’ βαθμού καθώς και τα ΝΠΔΔ.
Στο ανωτέρω πλαίσιο όλες οι Δημόσιες Υπηρεσίες καλούνται να λάβουν όλα τα αναγκαία μέτρα προετοιμασίας προς την κατεύθυνση της καθολικής διακίνησης παντός είδους εγγράφων με τη χρήση σύγχρονων Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών.
Τα μέτρα που πρέπει να ληφθούν:
– Προμήθεια από όλους ηλεκτρονικού σαρωτή εγγράφων (scanner), εφόσον δεν διαθέτει ήδη, για τη δυνατότητα ψηφιοποίησης έγχαρτων εγγράφων που τηρούνται στο αρχείο τους και την εν συνεχεία διακίνησής τους με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ειδικά για τα ΚΕΠ, με μέριμνα των Προϊσταμένων τους τα στοιχεία επικοινωνίας κάθε ΚΕΠ θα πρέπει να είναι αναρτημένα σε εμφανές σημείο στην ιστοσελίδα του Δήμου, ενώ υπενθυμίζεται και η αριθ. πρωτ. οικ. 8891/8.4.2020 Εγκύκλιος προς όλα τα Γραφεία Δημάρχων, αναφορικά με την προμήθεια και εγκατάσταση scanner, όπου δεν έχουν πραγματοποιηθεί ήδη οι σχετικές ενέργειες.
– Διάθεση υπηρεσιακού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) στα στελέχη των οργανικών του μονάδων, ώστε να εξασφαλίζεται η απρόσκοπτη διακίνηση και ορθή διαχείριση της εισερχομένης και εξερχομένης αλληλογραφίας.
– Διάθεση σε εμφανές σημείο στο δικτυακό τόπο κάθε Δημόσιου Φορέα των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) κάθε οργανικής μονάδας του. Υφίσταται ρητή υποχρέωση κατ΄ εφαρμογή του αρ.81 του ν.4727/2020 οι Φορείς να αναρτούν στον δικτυακό τόπο τους τη διάρθρωση των οικείων υπηρεσιών και μονάδων, την περιγραφή των αρμοδιοτήτων και των οργανικών θέσεων, καθώς και τα ονόματα, τις ιδιότητες και τα πρόσφορα στοιχεία επικοινωνίας των υπηρετούντων με οποιαδήποτε μορφή ή σχέση εργασίας και απασχόλησης. Ιδιαιτέρως, να αναρτάται ευκρινώς -στην αρχική σελίδα του δικτυακού τόπου του φορέα- το e-mail του Κεντρικού Πρωτοκόλλου καθώς και το τηλεφωνικό κέντρο αυτού.
– Διαμόρφωση ειδικού χώρου στον δικτυακό τόπο κάθε Φορέα για τη διατύπωση ερωτημάτων από κάθε ενδιαφερόμενο ή ειδικού χώρου με τις απαντήσεις του Φορέα επί των συνηθέστερων ερωτημάτων των ενδιαφερομένων.
– Σημαντικό να ληφθούν τα αναγκαία μέτρα προστασίας του περιβάλλοντος, προχωρώντας έκαστος Φορέας στις αναγκαίες και επιβεβλημένες ενέργειες ανακύκλωσης των τηλεομοιοτυπικών συσκευών (fax), με τις οδηγίες που θα αποσταλούν κατόπιν συνεργασίας του Υπουργείου με τη Δ/νση Διαχείρισης Δημόσιου Υλικού της ΑΑΔΕ και τον ΕΟΑΝ.
Επισημαίνεται ότι η κατάργηση της διακίνησης εγγράφων μέσω fax, δεν αφορά μόνο στις συναλλαγές Κράτους – πολιτών, αλλά και στην μεταξύ των Δημοσίων Υπηρεσιών επικοινωνία.
